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" 一、内部控制概述

内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物,其内容是随着企业对内强化管理,对外满足社会需要而不断丰富和发展的,其发展大致经历了以下过程。

(一)上个世纪40年代前的内部牵制:

(二)40年代末到70年代初的内部控制:由于二、三十年代世界性经济危机的影响和随着国际经济竞争的激化迫使企业加强生产经营的控制与监督,这就促使内部牵制超越了会计及财务范围,从而形成了组织规划和企业内部采用的所有协调方法和措施的内部控制。以便保护企业财产的完整;检查会计数据的正确性和可靠性;提高经营效率;坚持贯彻既定的管理方针;前两点正是会计控制的目标而后两者是管理控制的目标,会计控制主要包括授权和批准制度,从事财务记录和薄记与从事经营或财产保管职务分离,财产的实物控制等;管理控制包括统计分析、时动研究、业绩报告、雇员培训计划和质量控制等。

综上所述,本文所指的内部控制制度是内部控制和内部控制结构相结合的产物,是一个从抽象到具体的融合过程。

二、内部控制制度的设立

内部控制所研究的组织,同样是一个信息系统,通过信息的变换和反馈,辅之以专门的施控方法达到控制的目的。所谓控制是施控主体对受控客体的一种能动作用,这种作用使受控客体为施控主体的目标所驱动以最终达到施控主体的预定目标。施控主体主要指组织的管理当局,受控客体是组织内部的各个构成元素及彼此间的耦合关系。

(二)内部控制的方法:内部控制的方法必须从控制论中吸取营养:在控制论中,按控制的过程形式分为四种控制方式。

1、程序控制:是指在已知系统的状态变量和控制变量的前提下,预先确定出控制变量的时间序列,保证系统状态的时间序列沿着既定的步骤运行的一种控制方式。

2、跟踪控制:指不直接根据输出的变化调节输入,而是通过一个跟踪变量来调节输出以改变被控系统状态的一种控制方式。

3、自适应控制:指发生在没有明确先行量的情况下,以系统前提或即刻已达状态的输出量来主动改变控制系统中的控制变量.以保证系统达到期望的最优状态的一种控制方式。这种控制方式的一个重要内容是学习过程,这个过程是按系统自身运行过程中的经验来得出实施何种程序才能使系统达到预定的最优工作状态。

4、最佳控制:又称极值控制,它是指控制系统的控制标准是由某一函数最大值或最小值决定的这类系统进行控制的一种方式。

内部控制吸收控制论的合理内核;其基本控制方式有:

1、制定业务流程(程序控制):任何组织不论规模大小,都具有一套如何主办、记载、汇集、交易事项的规定方法,并以手续说明书或活页流程图的方式印制,并随手续的变动而修改。

2、设立良好的表格和单据制度(跟踪控制):记载所有部门的作业,必须具有设计良好的表格和单据制度。这里必须指出两点,其一:内部单据如由利害相对立的两部门共同参与编制;可靠性将大为提高;其二:所有文件应须顺序编号,这不仅有利于编号控制所发文件的号码和统计汇总,也便于控制遗漏凭证和日后查阅。

3、随机控制(自适应控制):就是根据一个因素的变化来控制另一个因素的变化,通常我们把前一因素称为控制先行量。

4、模型控制(最佳控制):一般地说,内部控制越严密,越有控制力。但制度的设计与运行需要花费众多的制度成本或控制成本。如果这些成本高于制度所产生的效益,则显然是不合算的。依据重要性原则,重要的制度就应设计得严密些,非重要的制度可设计的松驰些。因此,借助于控制论基本原理,可以建立内部控制模型,对受控客体施行最佳控制。

(三)设置内部控制体系:从前所述可知,内部控制的三种主要形态及主要控制方式,现在如果把内部会计控制、内部管理控制及内部审计控制按结构分析法划分为具体的控制环节,然后把控制方法寓于其中,便可勾画出内部控制体系的基本框架。

(四)内部控制评价:一个组织建立了内部控制制度,并不意味着它在实际工作中得到了不折不扣地贯彻和执行,因为内部控制的工作受到控制环境的影响,诸如人员素质和领导素质等。因此需要对内部控制进行评价,使之更加完善,主要从以下方面进行:

1、评价内部控制的健全性。

2、评价内部控制的合理性。

3、评价内部控制的有效性。

经过测试,可能会发现控制薄弱环节,这些环节必须会给企业带来危害和损失,因此要进行“控制弱点分析”:

这样经过内部控制的测试与评价,及时发现并纠正控制弱点,使内部控制在形式与内容、效率与效果上达到完美统一,真正发挥管理的职能。


三、内部控制制度的发展

计算机的出现和使用对传统会计和审计来说不啻于一场革命,它改变了会计控制的性质改变了会计信息存放、传输及加工处理的技术基础,并由此带来了一系列特殊的内部控制问题。从系统论的角度看,会计电算化系统是由多种要素、多个层次构成的复杂信息系统。这一系统有两大子系统,它们以人机界面为分水岭。一个以计算机为中心,由计算机软件硬件和会计应用软件构成;另一个则以人为中心,由操作使用人员,管理人员及相应的管理机构构成。与系统的“人权”划分相适应,内部控制也可作两类划分,一类是计算机程序来实现,我们称之为程序化内部控制,另一类由人来实施,我们称之为制度化内部控制。

(三)制度化与程序化构建之间的关系:把一种控制划归为程序化或制度化,实际上也即确定了这种控制的构建机制,那么一种控制究竟应采用几种构建策略,我认为主要取决于以下这样一些方面:

1、控制本身的特点:通常在电算系统中越靠近硬件的层次上,以程序化方式构建的控制也越多。

2、控制的建立成本与执行成本:程序化控制往往有较高的建立成本,这要视其所采用的技术难易程度而定,但是其执行成本却较低,控制程序的运行可能要挤占一些计算机资源,却不存在懈怠、差错,不执行一类的问题,也不需要经常性监督。然而制度化控制则相反,它的建立成本低,执行成本却很高。

3、风险形式的转变:任何一项控制都有着特定的风险对象,但同时又会带来新的风险,我们称这种情况为风险形式的转变。其中有两类转变最值得注意,一是风险从非技术领域转向技术或高技术领域,二是从众多的普通工作人员向少数管理人员或专业人员转变。

4.技术进步:众所周知,计算机技术的发展呈现着日新月异的变化,技术的进步,往往会使原来在技术上难以实现的控制现在变为可能,而原来清水不漏的控制却变得弱不禁风。因此,电算控制系统应不断调整、改善,才能真正做到保护企业资产、增进会计数据的可靠性和真实性、提高企业的经营效益。

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